Витрати, що враховуються при визначенні об'єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, обов'язковість ведення яких передбачена правилами бухгалтерського обліку (п. 138.2 Податкового кодексу).
Залежно від виду витрат можна виділити такі документи:
- Прямі матеріальні витрати: лімітно-забірна картка типової форми № М-8 та М-9, акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів типової форми № М-10, накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів типової форми № М-11 (затверджені наказом Мінстату від 21.06.96 р. № 193) та ін;
- Прямі витрати з оплати праці: розрахунково-платіжна відомість працівника типової форми № П-6, розрахунково-платіжна відомість (зведена) типової форми № П-7, табель обліку використання робочого часу типової форми № П-5 (затверджено наказом Держкомстату від 05.12 .08 р. № 489) та ін;
- Амортизація виробничих основних засобів і нематеріальних активів: відомість нарахування амортизації (як правило, розробляється на підприємстві самостійно);
- Загальновиробничі витрати: відомість розподілу загальновиробничих витрат (зразок у додатку 1 до П (С) БО 16);
- Інші прямі витрати: акти виконаних робіт (придбаних послуг), рахунки і розрахунок спожитих послуг, авансові звіти про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, страхові поліси, бухгалтерські довідки про списання та нарахування інших витрат.
Дані перелічених первинних документів переносяться в документи зведеного (узагальнюючого) обліку витрат виробництва. Мета - узагальнити витрати за замовленнями, видами продукції, цехах, за статтями калькуляції для складання фактичної (звітної) калькуляції собівартості продукції.
Зведеними документами можуть бути:
- Відомості обліку матеріальних витрат за видами продукції, замовленнями;
- Відомості розподілу за видами продукції (за замовленнями всередині цеху, переділу): прямих матеріальних витрат, витрат на оплату праці, інших прямих витрат, витрат допоміжних виробництв, амортвідрахувань, загальновиробничих витрат і т. п.;
- Зведені відомості (картки) обліку витрат на виробництво за видами продукції.
Перераховані зведені первинні документи підприємство може складати в довільній формі, але дотримуючись вимог до складання первинних документів.